تقریباً همه دفاتر روزانه با حجم زیادی از اسناد و پرونده‌ها سروکار دارند. این فایل‌ها می‌توانند حاوی اطلاعات شرکت یا مشتری باشند که برای هر کسب و کاری مهم است. به همین دلیل محافظت از این فایل‌ها در برابر گم شدن، سرقت یا آسیب در اولویت است. نکته خوب این است که با گزینه‌های مناسب ذخیره سازی اداری به راحتی می‌توان به این امر دست یافت.
یکی از بهترین راه‌ها برای ذخیره فایل‌های آفیس، نگهداری آنها در کمدهای بایگانی فلزی است. این رسانه‌های ذخیره سازی می‌توانند عملکردهای مختلفی را انجام دهند که عملکردهای روزانه را بهبود می‌بخشد. این امر شرکت‌ها را مجبور می‌کند که کابینه را در دفتر خود نگه دارند.
دفتر فایل
شاید بهترین مزیت فایل آفیس توانایی آن در نگهداری تعداد زیادی فایل بدون اشغال فضای زیاد باشد.
داشتن یک کابینت بایگانی اداری همچنین به کارمندان اجازه می‌دهد تا فایل‌ها، پوشه‌ها، سطل‌ها و جعبه‌های فایل را سازماندهی و ذخیره کنند. این باعث می‌شود کارمندان راحت تر به داده‌ها دست یابند و بهره وری را افزایش می‌دهند.
نگه داشتن تمام فایل‌ها و پوشه‌های لازم در یک مکان می‌تواند منجر به از بین رفتن اطلاعات شرکت یا خراب شدن محتوای فایل شود.
کسب و کارها همچنین می‌توانند با خرید درایوهای نسوز، امنیت فایل‌ها و پوشه‌های ذخیره شده در آرشیوهای اداری را افزایش دهند.
فایل‌های آفیس نیز می‌توانند انواع مختلفی از قفل‌ها را داشته باشند تا امنیت اطلاعات محرمانه ذخیره شده در داخل آن افزایش یابد.
دو نوع کابینت اداری وجود دارد. فایل افقی و فایل عمودی. اگرچه ساختارهای متفاوتی دارند، اما مزایای یکسانی دارند. انتخاب بین این دو به اندازه و چیدمان دفتر بستگی دارد.
ذخیره سازی فایل
کمد بایگانی به افراد شاغل در بخش پرونده یک سازمان یا اداره کمک می‌کند تا اسناد را به صورت کامل و منظم ذخیره کنند. سپس در صورت لزوم در زمان کمتر و راحت تر. پوشه‌های فایل به افراد کمک می‌کند اسناد زیادی را در یک فضای کوچک ذخیره کنند. این قفسه‌ها در فضاهای تنگ و دفاتر بسیار کاربردی هستند. یک سیستم فایل امنیت مورد نیاز یک سازمان را برای طبقه بندی و ذخیره داده‌ها فراهم می‌کند. سینی‌ها نیز انواع مختلفی دارند. در واقع طراحان داخلی با کمک این کابینت‌ها می‌توانند به زیبایی اتاق کمک کنند.
کتاب‌های کار به روش‌های مختلفی طراحی می‌شوند. برخی از آنها مانند فایل Rails برای کنترل، قابلیت حمل، عملکرد و امنیت بالا به طور گسترده‌‌‌ای استفاده می‌شوند. همچنین بسیاری از این قفسه‌ها قابل جابجایی هستند و اگر افراد بخواهند از محیطی به محیط دیگر نقل مکان کنند، به راحتی می‌توانند کاربری فضا را دسته بندی کنند. یکی دیگر از وظایف پوشه‌های فایل جلوگیری از ورود چسب، مواد آلی و گرد و غبار به اسناد است.